Impromptus

automatizado mediante algoritmos para dar la respuesta adecuada y oficial sin la presencia física de ninguno de los intervinientes, salvo el control de legalidad que hace el notario antes de autorizar el acto o negocio jurídico electrónico. En sede electrónica, por tanto, el trámite nace digital y muere digital. No es necesario después hacer un proceso inverso de “materialización”, a menos que así lo requiera el usuario destinatario del documento electrónico, por cuanto esto conlleva a una duplicidad de procesos y funciones que generan ineficiencias y costos adicionales que, en últimas, termina pagando el ciudadano, o el empresario, pues el notariado es un servicio remunerado, como así lo disponen el Decreto Ley 960 de 1970 y la Ley 29 de 1973.

     En este sentido, a menos que el Legislador establezca la gratuidad de algún servicio, en ejercicio de la reserva legal reconocida en muchas decisiones por la Corte Constitucional, lo que dio al traste con el Decreto 2106/19, los costos de nuevas actividades complementarias de las ya existentes, llámense REL, GEVIR, Apostilla, Repositorios VUR, etc., no pueden ser exentos de las correspondientes tasas. No lo pueden ser, al menos legalmente, por orden expresa de la SNR o del Gobierno, ni mucho menos por vía de interpretación de los funcionarios del Estado que se arrogan funciones con violación a los principios de independencia y autonomía del notariado. Además de carecer de competencia para volver gratuito lo que el Legislador no ha decidido que así sea, conlleva la pérdida de ingresos tributarios para el Estado, que en algún momento deberán reclamarse por detrimento fiscal.

     No huelga anotar, por último, que el portal electrónico exigido por la ley, debe ser una sede electrónica de tipo avanzada. Esta categoría es entendida por los expertos como un entorno “colaborativo”, en el que se puede no solo consultar información, solicitar y expedir documentos, descargar archivos, etc., sino, además, realizar transacciones, pagos virtuales, y permitir que las personas, físicas o jurídicas, interactúen con el notario y sus colaboradores y, lo más importante, generar los instrumentos públicos electrónicamente y no limitarse al envío o reenvío de archivos digitalizados. La sede notarial electrónica, también, tiene que interoperar con la “sede electrónica compartida”, como la define el Decreto 620 de 2021. Es una obligación ineludible, y por eso, los estándares tecnológicos los determina el Ministerio de las TIC. Así es posible la prestación, por parte de los notarios, de los “servicios ciudadanos base”, y los “especiales”.

     En conclusión, la inconstitucionalidad del artículo 59 del D.L. 2106/19 no afecta en absoluto el avance de la sede notarial virtual, ni es obstáculo para continuar el camino hacia la consolidación de la sede notarial electrónica en Colombia. Se trata de una obligación legal de los notarios, como “actores” de la política de modernización y digitalización del Estado, razón por la cual este nuevo canal de servicios tiene que integrarse con la “sede electrónica compartida”, para una interacción en línea, tanto para los trámites existentes, como los 

nuevos servicios y la carpeta ciudadana. Pero, el Gobierno tiene la obligación legal de promover la “sede notarial electrónica”, en un entorno de interoperabilidad con la Agencia Nacional Digital (AND), y para eso debe garantizar las condiciones de electricidad y conectividad que se requieren. Existen hoy más de 30 sedes notariales en los que no hay posibilidad alguna de comunicación. Y más de 200 sufren intermitencias en el fluido eléctrico, amén de que no cuentan con internet de banda ancha, premisa fundamental para prestar servicios electrónicos. Se instaló una mesa de trabajo de la UCNC con la AND, y allí ya se planteó la necesidad de que el Ministerio provea de los recursos para resolver estos problemas, que deben fluir del Fondo Único de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, pues su objeto es financiar los planes, programas y proyectos para facilitar prioritariamente el acceso de todos los habitantes del territorio nacional a las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones.

3. Escrituras digitales y electrónicas, y la garantía de su perdurabilidad. Las utopías del mundo digital.

Artículo 60 del D.L. 2106/19, que modificaba el art. 18 del D.L. 960/70: “Las escrituras se extenderán por medios… digitales o electrónicos (…)  garantizando su perduración…”.

        A. Digitalización de la información. En el principio fue el mensaje. La necesidad de comunicación de los humanos marca su desarrollo como emisor y receptor de información, con la que el sapiens construye su mundo, colectiva y dialógicamente. El destino es conocer, porque muy temprano se descubre, como de antiguo se sabía, que el conocimiento es poder, y así lo enunció el filósofo inglés Francis Bacon. Pero el saber carece de sentido si no se comunica, y se transmuta en información. Entonces la frase de Bacon, que también se atribuye a Hobbes, pasa a emplearse con mayor contundencia: Quien tiene la información, tiene el poder. La lucha es por perfeccionar lenguajes que sirvan para enviarla y recibirla, ocultándola o compartiéndola según los propósitos e intereses de quienes requieren circularla. En su largo trasegar, dado el poder que encierra la información, los humanos se han inventado formas sofisticadas de hacerlo, para asegurar su integridad, y encontraron en la codificación binaria, de ceros y unos, la manera más segura de lograrlo. Nació el mensaje de datos, que la ley define como la “información generada, enviada, recibida, almacenada o comunicada por medios electrónicos, ópticos o similares…” El dato es, entonces, la información transmitida. Se inició, así, una nueva era, para algunos distópica y perturbadora, con una ideología “totalitaria”: el dataísmo. El dato es el absoluto, que existe por sí mismo y es una esencia independiente. Es la astuta razón universal de Hegel, el responsable a partir de ahora del curso de la historia y de la naturaleza misma. Todo es dato, incluido el ser humano, revelado en un genoma. En fin, estamos ante el eje central del transhumanismo.      

jurídico: el Código de Hammurabi, escrito en una estela de basalto de más de 2 metros de altura y con casi 3800 años de existencia, perfectamente legible para quienes entienden el acadio, idioma en el que los escribas anotaron las 282 leyes babilónicas. En cambio, no han perdurado tantos años, leyes escritas en papiros, por la fragilidad del material utilizado, y son poco más de medio millón de documentos que sobreviven en láminas de telas extraídas del junco cyperus papyrus, apenas universalizado con la conquista de Egipto por Alejandro Magno (s. IV a. C).  También deberían examinar los redactados en los cueros de Pérgamo, donde se perfeccionó la técnica de escribir en este material, como reacción al embargo de papiros impuesto por Ptolomeo V, lleno de envidia por el esplendor de la biblioteca de aquella ciudad griega, en franca competencia con la de Alejandría. En 2022, en Málaga (España), el Consejo General del Notariado Español presentó el más grande esfuerzo de recuperación de instrumentos notariales, monumentos jurídicos plasmados en papel, celosamente

es establecer una obligación que nadie puede cumplir, ni siquiera el Estado mismo. Lo curioso es que el Gobierno, a través del Departamento Nacional de Planeación y el Ministerio de las TIC, ya venían trabajando desde antes en la construcción de un Modelo de Gobernanza de la Infraestructura de Datos para el Estado Colombiano, cuya primera acción fue elaborar el Plan Nacional de Infraestructura de Datos (PNID) que fue adoptado mediante Resolución 460 de 2022, del Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones (MinTIC). Pues bien, uno de los anexos del PNID, el 1.2, lleva por título “Ciclo de vida del dato”. En este documento oficial se acometen específicamente los problemas de la fragilidad de los datos y se hacen advertencias puntuales: “Dado que el volumen de datos archivados crece inevitablemente, si bien es posible que se deseen guardar todos los datos de manera indefinida, los costos de almacenamiento pueden incentivar la destrucción de los datos que ya no se requieren. Por otro lado, es posible que se disponga de datos de uso limitado a una ventana de tiempo o  hasta/durante la ocurrencia de un suceso. La destrucción o depuración de datos es la eliminación de cada copia de un elemento de datos de una organización”. Como se ve, no es nada serio ofrecer documentos electrónicos eternos, ni mucho menos  

existente. Las preceptivas citadas antes son mandatos suficientes que sustentan su establecimiento y desarrollo.

      Segundo: No va más la garantía de “perduración” de las escrituras públicas electrónicas, ni de los archivos digitales que el Notario está obligado a llevar y conservar. Pero, sí, en cumplimiento de la Ley 527 de 1999, tiene el notario la obligación de garantizar que en sus sedes virtuales y electrónicas, las escrituras telemáticas y las digitalizadas, cumplan los estándares señalados por el Legislador, así como las disposiciones reglamentarias proferidas por el Gobierno Nacional. Así mismo, han de ofrecer a los usuarios la posibilidad de acceso a los archivos y adoptarán medidas que garanticen la fidelidad e integridad de los documentos, y el uso de buenas prácticas de conservación, todo de conformidad con el cúmulo de normas que continúan vigentes, por ser ajenas a la C-159/21.

4. “Copias” electrónicas. El oxímoron digital que revela el sinsentido de la burocracia. 

Artículo 61, que introducía un elemento extraño a la estructura del artículo 79 del Estatuto Notarial: “El notario podrá expedir copias por medio de su reproducción mecánica, digitalizada o electrónica (…)”.

        Lo dimos a entender desde un principio: nuevos paradigmas impregnaron el siglo de la sociedad de la información. Y esta era del dataísmo ha generado disrupciones que requieren una reconceptualización del documento notarial en un ecosistema digital, entorno en el que tarde o temprano, y seguramente va a ser antes de lo que algunos no desean y otros esperamos, el notariado asumirá esta nueva realidad, gracias a su alto poder de resiliencia. Aun cuando, como decía Einstein, es más fácil destruir un átomo que un prejuicio. Esta temática de las copias de un original, que ha sido pan de cada día para cualquier abogado, al adentrarnos en la vida de los mensajes de datos es lo que más golpea a martillazos nuestros cerebros. ¿Cabe hablar de original y copia con relación a una escritura electrónica?

       Incurrió el Gobierno en una contradictio in terminis, lo cual no es tampoco confusión de su exclusiva propiedad, al referirse a una “copia electrónica” de una escritura electrónica, y valga la redundancia. Eso que había consagrado el precepto citado, y en buena hora bien expulsado del “paraíso legal” por orden de la máxima autoridad de lo Constitucional, fue un error conceptual que no puede repetirse. Si un mensaje de datos contentivo de una información, que tiene el carácter de acto o negocio jurídico, se reenvía a varios destinatarios, ¿cuál es el original y cuál la copia? ¿El que llega al primer receptor, así no sea el titular del derecho? ¿Si en el contrato sinalagmático las partes tienen el doble carácter de acreedor y deudor de obligaciones, quién es el poseedor del supuesto "original" del documento electrónico? ¿Con qué criterio y quién es el autorizado para degradar la originalidad de alguno de ellos? Es apenas lógico que quien no ostente el documento electrónico que se estableció como "original" sufre esa depreciación y su escritura perderá el atributo fundamental de "equivalente funcional".  En otras palabras, generada telemáticamente el instrumento público, al enviarse, recibirse y archivarse, o comunicarse a uno o varios destinatarios y ser accesible para ser consultado, como mensaje de datos contentivo de ese documento electrónico, tendrá per se el mismo valor, luego no cabe 

especial que lo hace similar a éste y su valor probatorio es exactamente el mismo, de manera que aun cuando se diga que es una “copia”, nada diferente al formato de almacenamiento lo distingue del que se conserva en el protocolo notarial de papel.  Por ejemplo, hoy, de una escritura de compraventa con hipoteca, extendida en soporte de papel, debe entregarse un facsímil de la misma escritura a cada una de las partes. Y si bien todas deben ser similares, así exista una certificación adjunta sobre cuál de ellas presta mérito ejecutivo, todas tienen la calidad de copias. El original es único y reposa en el protocolo físico de la notaría. Pero, el valor demostrativo de cada una de ellas es igual, porque la ley le confiere autenticidad por virtud de la declaración del notario en cada copia. Ahora, cuando el mismo instrumento se genera y circula en soporte electrónico, como mensaje de datos, los tres son originales, y se pueden aducir en cualquier escenario privado, administrativo o judicial, sin que se exija un ejemplar distinto.

       Para concluir, la sentencia C-159 de 2021 expulsó, con el artículo 61 del Decreto 2106 de 2019, los errados conceptos de “copia electrónica” y “copia digital” allí contenidos. Ha de interpretarse cualquier materia al respecto, con base en la Guía de la CNUDMI, por ser instrumento autorizado de hermenéutica para darle el mejor sentido a la Ley 527 de 1999. Luego, basta decir que la escritura pública, generada como electrónica, así como la que se digitaliza a partir de una otorgada y autorizada en soporte físico, siempre gozará del atributo de originalidad y tendrá equivalencia funcional como si fuera la mismísima matriz del protocolo notarial. Por eso hay que darle el verdadero alcance a la regla 2.2.17.1.2 del Decreto 620 de 2021, según la cual los documentos y trámites extendidos a través de las sedes electrónicas “nacerán digitales”. Y -ya lo agregamos- morirán digitales.

5. Copias “simples”. El paroxismo por la informalidad.

Artículo 62, que agregaba un nuevo tipo de copias de las escrituras al artículo 80 del Estatuto Notarial: “(…) toda persona tiene derecho a obtener copias simples o auténticas de las escrituras públicas y demás documentos”

(…) La copia electrónica que presta mérito ejecutivo se expedirá conforme a las exigencias legales pertinentes.

(…) PARÁGRAFO 3o. La Superintendencia de Notariado y Registro, en ejercicio de sus competencias, expedirá los reglamentos y lineamientos técnicos necesarios para la expedición de copias simples, incluyendo la tarifa del trámite y sus características”

        Después del gran avance logrado en Colombia con la supresión de trámites innecesarios en 1995, se desató internamente una corriente jurídica que ve en las solemnidades y formas de los actos jurídicos un obstáculo a los negocios. A nivel global, el Banco Mundial (BM) creó en 2003 el “Doing Business” (DB), un programa destinado a establecer el grado de competitividad de cada economía nacional, a través de la medición de diez situaciones concretas, que repercuten en facilidad o dificultad para la actividad empresarial. Pero, con el tiempo, los expertos 

del DB. enfocaron su labor en responsabilizar a los notarios, a la escritura pública, y al notariado del tipo romano-germánico de los atrasos en la creación de sociedades, de sus registros, y hasta de la negación de créditos bancarios a las empresas. Basta mirar las áreas objeto de análisis, para advertir al primer golpe de vista que nada tiene que ver la función notarial, ni directa, ni indirectamente, con esas situaciones anómalas presentadas: 1) tiempo para abrir un negocio, 2) acceso a la electricidad, 3) obtención de créditos, 4) comercio transfronterizo, 5) pago de impuestos, 6) permisos para construcción, 7) registro de propiedad, 8) cumplimiento de contratos, 9) protección a inversionistas minoritarios y 10) resolución de insolvencias. Durante 15 años cada país esperaba su ranking y los grupos de interés corrían a utilizarlo para presionar a los gobernantes según sus conveniencias. El DB fue una herramienta muy valiosa y contribuyó a la eliminación de trabas absurdas para el emprendimiento, pero poco a poco se fue distorsionado, hasta hace dos años, cuando auditorías practicadas descubrieron irregularidades en los informes de 2018 en adelante.

        Fruto de los índices DB de Colombia y de grupos de presión, con el respaldo de Confecámaras y la Superintendencia de Sociedades, se introdujo por Ley 1258 de 2008 la figura societaria conocida como SAS: sociedad por acciones simplificada, bajo la falacia de que la demora en su constitución era culpa de los notarios, así como los sobrecostos radicaban en los supuestamente excesivos derechos cobrados por estos. En Colombia, los ingresos notariales son tarifados por el Gobierno. Tienen un desfase, con respecto a los cambios de la realidad económica del país, de diez (10) años, desde cuando se dictó el Decreto 188 de 2013. La tasa aplicada a la creación de una sociedad es del 0,3% del capital suscrito, generalmente no sincerado por una absurda costumbre impulsada por políticas del Estado, por una sola vez. Y el tiempo de respuesta, mientras se examina la veintena de listas de personas inhabilitadas, se asegura la identidad de los constituyentes, y se hace una revisión jurídica del documento, no conlleva un tiempo significativo mayor a dos (2) días, so pena de que el notario moroso sea cambiado por el usuario, quien está en libertad plena de escoger a otro que sí responda a su demanda con la agilidad pretendida. En cambio, la sola tarifa de inscripción en registro mercantil triplica la notarial, y va aumentando por cada miembro de junta, revisor, representantes legales, que se declaren. Además, cada año, tiene que pagar nuevamente la misma tarifa, como si la sociedad renaciera.

       Según “el padre” de las SAS, exsuperintendente Francisco Reyes Villamizar, en entrevista a la Revista Actualícese afirmó que a dos lustros de su creación “bajo este modelo se encuentra cerca del 98% de las sociedades que se constituyen en Colombia”. Una cifra impresionante, que contrasta con el hecho de que solo perdura el 54% de ellas por desaparición o no renovación en el registro mercantil (interesante sería indagar por la "muerte temprana" de las SAS). Como si fuera poco, existe alarma en las autoridades judiciales, porque en más de un 90% de los fraudes económicos se encuentra involucrada una SAS. Es un hecho

eufemismo para no decir coludidos), que no advirtieron adecuadamente a los clientes de los peligros que podrían estar enfrentando, remata Shiller (The subprime solution, p. 102). 

        Pues bien, bajo ese pretexto de supresión de trámites, el Gobierno de 2012, en forma similar a como se hizo en 2019, estableció la obligación de expedición de copias informales o no auténticas, en papel común, de los archivos notariales. A esta nueva tipología de reproducciones mecánicas le dio el nombre de “copias simples”, una expresión anfibológica, toda vez que lo simple es lo que se opone a lo complejo. Pero, quienes somos testigos de lo ocurrido en 2012, cuando se dictó el Decreto Ley 019 o “Antitrámites”, se incluyó, producto de una injustificada reacción contra los notarios por parte de una alta funcionaria del Estado, el aparte final del artículo 25, según el cual las “copias simples que expidan los notarios de los documentos que reposan en los respectivos protocolos no se autenticarán, salvo que el interesado así lo solicite”. Demostraron que no tenían la más mínima idea de la estructura del Estatuto Notarial, y su completísima regulación sobre las copias de las escrituras públicas, así como los trámites para su expedición y los efectos jurídicos que ellas conllevan. En la categorización allí contenida, deviene incompatible un facsímil de una escritura pública carente de valor legal alguno. De manera que ordenar que una reproducción expedida por un notario de la matriz de su protocolo, que está precedida de una tramitación dispuesta en la ley, carezca de autenticidad, es obligar al notario a violar el artículo 79 del del Estatuto que dispone que todas las copias por él expedidas, sin excepción alguna, “hacen plena fe de su correspondencia con el original”. 

        De otro lado, ignoraron que la expresión de copia simple está referida a la de la escritura que se reproduce excluyendo los anexos. Ese es el sentido natural y obvio, que según el texto del artículo 28 del Código Civil, así es como “se entenderán” por ser “el uso general de las mismas palabras”. Entonces, disponer que unas copias se expiden, pero “no se autenticarán”, es violar la especial normatividad que regula la materia, según la cual “todas” las copias de las escrituras públicas, sin excepción, tienen que ser sometidas al control legal del notario, para verificar que sí corresponda con la matriz del protocolo, anotar el número consecutivo y fecha en que se expide, y certificar dichas circunstan-cias. ¿Cómo se concibe esto sin que se tenga toda esa actividad del notario como una diligencia de autenticación? Repito, por puro desconocimiento del derecho notarial, que no se compadece en el Ministerio de Justicia, ni en la Superintendencia de Notariado y Registro, que tiene funciones “orientadoras”, y han insistido en no dar el alcance obvio a la norma de 2012.

        Peor exabrupto se comete al considerar que puede existir una copia inauténtica en el ecosistema digital notarial. Porque, una vez se genera telemáticamente la escritura pública,

        Por último, agrégase que la Supernotariado perdió toda competencia para regular el trámite de expedición de las mal llamadas copias “simples”, o inauténticas, materia reservada al Legislador, por lo que el camino es la interpre- tación que le hemos venido dando hasta hoy, en virtud del principio de autonomía notarial, en el sentido de que esa copia, que debe entenderse como simplemente inauténtica o informal o "simple" puede expedirse de cualquier documento del archivo del notario, distinto de escrituras públicas, por existir un reglamento superior, contenido en el Título II, Capítulo VIII, del Estatuto Notarial, al que debe sujetarse el notario y todas las autoridades, incluidos los funcionarios de la Superintendencia de Notariado y Registro.

6. Archivos físicos y electrónicos. Los mundos paralelos que se deben mantener.

Artículo 63 del D.L. 2106/19 que modificaba el art. 113 del D.L. 960/70: “El archivo se llevará en formato físico. Cuando su trámite se surta por este medio se deberá guardar copia en medio electrónico que permita su conservación segura, íntegra y accesible, conforme a las disposiciones que regulen la materia.

Cuando los documentos se originen y se gestionen de forma electrónica, se archivarán por el mismo medio, garantizando su seguridad, autenticidad, integridad, accesibilidad, inalterabilidad, disponibilidad y actualización de la información, que a su vez se integrará con la copia electrónica del archivo generado en formato físico, en los términos establecidos por la ley.

Consolidado el archivo digital de los libros, el notario deberá remitir copia del archivo al repositorio que disponga la Superintendencia de Notariado y Registro, conforme a la reglamentación que sobre el particular expida”.

Una norma gruesa se dictó para incluir en la pacífica disposición que regulaba la custodia rigurosa de los protocolos, como obligación a cargo del notario, así como la prohibición de trasladar los libros que los integran a otro lugar, ni siquiera por orden judicial. De aquí deriva la responsabilidad penal del notario por pérdida o

destrucción de una escritura pública. Se intentó introducir la regulación de tres asuntos: 1) La obligación de digitalizar todos los archivos notariales y guardar “copias”. 2) La conjunción de un archivo de las escrituras electrónicas con las digitales, y 3) La creación de un “repositorio” oficial de los archivos notariales consolidados.

        1º) Digitalizar. El dato, además de ser información y de un activo económico, intrínsecamente adquiere cada vez más valor. Si bien lo digital no le pertenece a nadie, porque se pertenece a sí mismo, tiene existencia propia, y cada vez será más difícil someterlo, sí es posible conservarlos, clasificarlos, depurarlos y manejarlos No se trata de ponerle límites, pues es un imposible, pero sí es factible controlarlos para evitar que se divulguen sin el consentimiento de los interesados, y aprovecharlos a través de las herramientas que ofrece toda una nueva disciplina del conocimiento como es la analítica de datos.

 Esta, permite a los expertos entender a los usuarios y consumidores de bienes y servicios, tomar decisiones más acertadas, anticiparse a las necesidades de quienes demandan la intervención de un notario en sus actos y un sinfín de ventajas y acciones que generan valor agregado a la actividad notarial. Esto se facilita cada vez que avanza la hasta ahora incipiente inteligencia artificial. Como se ve, no se trata de ponerle límites a lo digital, pues esto es pura ilusión.

       El notariado colombiano tiene como imperativo categórico digitalizar sus procesos y transferir sus protocolos a soportes digitales, cuanto antes. Es inaplazable buscar formas de apropiación de la bigdata notarial para, con una analítica de datos bien estructurada, lograr el aprovechamiento más eficiente de la información que reposa en los archivos de las notarías, lo cual redundará en la modernización de este servicio público, con grandes beneficios para los usuarios y para el Estado mismo. El plan estratégico de tecnología de la UCNC diseñado en 2022 contempla el diseño y ejecución de un proyecto para constituir la Agencia que se encargue de centralizar la información digitalizada, por lo que se abandonó el modelo argentino, como en un principio se proyectó, por cuanto este requiere de una megaconstrucción especialmente diseñada para acopiar todos los protocolos físicos, bajo estrictas medidas de conservación documental, y luego desmaterializarlos para procesarlos técnicamente. Además, había que primeramente modificar la ley, para permitir el desplazamiento de los protocolos de las notarías a la bodega central, donde se digitalizarían. Una inversión gigante de recursos y múltiples gestiones con los poderes públicos, algo bastante complejo, difícil y lento. Lo proyectado, en cambio, es la virtualización de los protocolos, procesando la información in situ, y, con el apoyo de cada notario, consolidar y centralizar la información, almacenarla en un datacenter bajo el control del Laboratorio de Innovación y Tecnologías de la UCNC, encargada de organizar, dirigir y controlar el equipo de analistas. Para ésto es perfectamente aprovechable la infraestructura con la que cuenta la agremiación, y destinar los recursos escasos a los desarrollos requeridos para un proyecto de gran envergadura.

        Convertir la información en datos posibilita, además, el análisis integral, tanto descriptivo, como exploratorio, de diagnóstico, predictivo y prescriptivo. Hoy, a la escritura pública solo puede acceder y examinar quien presencialmente va hasta el despacho. Digitalizada, quedaría disponible para usuarios en todo el mundo.  

        2º) Protocolo dual. Es lógico que la sede notarial electrónica conduce a la convergencia de un universo real, físico, el del protocolo convencional de la notaría actual, y un metaverso documental que se integra con las escrituras digitales y las electrónicas. También es obvio que el primero tendrá que pasar a la historia, para lo cual ha de desmaterializarse e integrarse al segundo. Pero esto es un proceso lento, que exige mucha inversión, y que sólo será posible si el Gobierno asume los costos que ello implica, por cuanto los archivos notariales son un bien público, pertenece a la Nación y no puede ser apropiado por nadie. El notario sólo tiene la obligación de conservarlo, mantenerlo y custodiarlo. La obligación para transformar los archivos en información digital corresponde a su legítimo titular, el Estado.

       En consonancia con lo afirmado antes, el Gobierno no podía imponer una carga injusti-ficada a los notarios, por cuanto la obligación de digitalizar todos los protocolos con treinta años de antigüedad no podía soportarla el actual notario, que recibe unos archivos construidos por notarios anteriores durante tres décadas.  Basta como ejemplo, los cerca de 50 fedatarios designados en los últimos dos años, debiendo asumir por su cuenta la conversión de los protocolos bajo su custodia, o el notario que llegue nuevo por concurso, debiendo afrontar semejante costo económico, que incluye, además del proceso señalado, la contratación de un datacenter y auditar constantemente que éste cumpla con los estándares legales de buenas prácticas tecnológicas y éticas, y esté certificado por la correspondiente entidad especializada encargada de tal actividad. Y, hasta la saciedad se repetirá: El notario no es dueño de los archivos. Es quien los cuida y mantiene, y después de 30 años el Estado está en  el deber de recibirlos, obligación que se niega a cumplir basado, justamente, en carecer de los recursos necesarios para almacenar tanta información.

       3º) Repositorio notarial. Los repositorios son plataformas tecnológicas de almacenamiento, mantenimiento y recuperación de datos, que estandarizan la información y la concentran en centros de archivos electrónicos, clasificados y organizados. Son útiles para cualquier entidad que produce información para ser compartida, consultada y reproducida, en un entorno público o uno privado. Por lo general cuenta con potentes programas de procesamiento documental, dependiendo de las necesidades de uso y aplicación.

       Desde hace varios años la Superintendencia de Notariado y Registro tiene bajo su dirección, manejo y control los repositorios de poderes 

generales y especiales, a través de la plataforma VUR (Ventanilla Única de Registro), así como el de permisos de salidas de menores del país. Con base en la norma inconstitucional del Decreto 2106 de 2019, creó el repositorio de las escrituras públicas, bajo el argumento de que sólo puede ser utilizado por los notarios en casos de pérdida o destrucción de algún instrumento, ya sea electrónico o digitalizado. Pero el alcance que le dio la Superintendencia a la norma que lo autorizó fue más allá, pues no se limitó a disponer a qué repositorio debían los notarios enviar “el archivo digital de los libros”, sino que lo creó, por su cuenta y riesgo, y dispuso, por obvia razón que allí debían enviar los protocolos completos.  El notariado colombiano esperaba, y así lo planteó en distintos escenarios, que se les autorizara a los notarios, individual o colectivamente, crear ese repositorio, y se estableciera un programa de apoyo para digitalizar los millones de libros, que pertenecen a la Nación, pero no se escuchó a la parte afectada, tampoco se hizo un estimativo de lo que costaría el programa de transferir la información al Gobierno, ni se tuvo en cuenta el riesgo de que por una simple orden administrativa o reforma al reglamento de la SNR, de inmediato se dispusiera la apropiación del Estado de toda los archivos notariales, perdiendo los notarios todo el trabajo y las inversiones realizadas para mantener y custodiar sus protocolos. 

       También desconoció la SNR que el Plan Nacional de Infraestructura de Datos (PNID), al que ya se hizo referencia, aborda la problemática señalada, en tanto adopta un enfoque de datos como infraestructura, reconociendo la importancia de atender el qué y el cómo relacionado con la cadena de valor de los datos. En el Documento hay un aparte importante: el referido a la “sostenibilidad financiera para la infraestructura de datos de Colombia”, en el que se tiene como meta “un plan de riesgos y recursos suficientes en casos de emergencia”, cuyos responsables serán "el Departamento Nacional de Planeación, con la articulación del MinTIC".

      Con la inexequibilidad del Decreto 2106 de 2019, ciertamente el notario no está obligado a digitalizar sus protocolos, pero sin excepción todos, absolutamente todos, lo están haciendo, no por obligación, sino por necesidad. Pero, la desmaterialización de los archivos antiguos que se consevan solo en papel, la podrá realizar sin el apremio a que estaba sometido con la Resolución 12 de 2022 proferida con fundamento en el decaido Decreto 2106. Cotinuará haciéndolo, a medida que se solicita una copia de la correspondiente escritura, porque del ingreso recibido puede destinar una porción para digitalizarla. Son por razones elementales, de modernización tecnológica y facilitación de su labor, que deberá mantener los documentos digitalizados en archivos apropiados y seguros. Igualmente, está obligado a crear los protocolos digitales, los que tendrá bajo su custodia y conservación, pero ya no está obligado a remitirlos al repositorio que creó la SNR.

        7. Conclusiones:

1ª) La Unión Colegiada del Notariado Colombiano debe continuar concertando con el Gobierno Nacional, a través de los ministerios de las TIC y de Justicia, la Superintendencia de Notariado y Registro y la Agencia Nacional Digital, la elaboración conjunta de un proyecto de ley que regule por completo la Sede Electrónica Notarial.

2ª) En tal proyecto deberá tenerse en cuenta las siguientes premisas:

     a) No se admitirá copia informal “electrónica”, por ser contraria a las leyes.

     b) Las mal denominadas “copias simples”, referidas a documentos de archivos notariales, solo han de expedirse con relación a todos los documentos distintos de las escrituras públicas. Su tarifa sigue los parámetros anteriores a la inconstitucionalidad de las reglas analizadas, según la cual el notario evaluará racional y razonablemente el costo de la misma.

     c) Se establecerá la regla general de la remuneración de los actos notariales, con las excepciones que el Legislador expresamente señale, por razones de conveniencia pública. 

     d) Todas las reproducciones de escrituras digitalizadas, así como las electrónicas, por tener implícitas el atributo de autenticidad, tendrán que retribuirse con base en el precio público señalado para cualquier copia del protocolo. 

      e) Los archivos producidos o autorizados por los notarios serán custodiados exclusivamente por ellos, sea los protocolos físicos, o repositorios controlados y administrados por el notariado, individuamente o a través de su organización gremial. Ello, sin perjuicio de lo dispuesto para los archivos históricos nacionales o locales.

      f) La Ley deberá autorizar que los notarios establezcan plataformas digitales, bajo su control directo, o indirectamente a través de su organización o asociación gremial.

       g) La Ley dispondrá que en virtud del principio de autonomía, ningún organismo del Gobierno podrá imponer criterios hermenéuticos a los notarios. La competencia de inspección, vigilancia y control es incompatible con la imposición de conceptos en materia de aplicación del derecho, en ninguna de sus especialidades. De manera que solo responderán por la aplicación errada de la ley ante la jurisdicción competente, sin que se pueda derivar investigación disciplinaria por el solo hecho de darle un alcance distinto al criterio oficial de la SNR.